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La procedura di autorizzazione

 
Lo scarto di documenti degli archivi pubblici o degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione dell’interesse culturale, ai sensi del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, è soggetto alla preventiva autorizzazione della Soprintendenza archivistica, secondo quanto disposto dall'art. 21, comma 1, lettera d).
 
L'ente che propone lo scarto deve inviare alla Soprintendenza archivistica una lettera formale con la richiesta di autorizzazione allo scarto di atti d’archivio, accompagnata da un elenco dettagliato della documentazione che intende eliminare, in duplice copia (modello elenco di scarto, formato rtf (36 KB) – formato pdf (10 KB)).
L’elenco deve contenere almeno i seguenti dati:
• tipologia dei documenti da scartare e relativo indice di classificazione; per una chiara individuazione delle tipologie documentarie è consigliabile utilizzare, laddove possibile, la terminologia impiegata nel Piano di conservazione di riferimento;
inoltre, per ciascuna tipologia individuata:
• estremi cronologici della documentazione;
• numero dei pezzi, da quantificare in buste, registri, scatole, metri lineari etc.;
• motivazione della proposta di scarto.
 
Dopo un attento esame, che comprende il raffronto con le indicazioni del Piano di conservazione, la Soprintendenza può autorizzare la distruzione integrale o parziale dei documenti indicati nell’elenco, ovvero respingere la richiesta sulla base di motivazioni che verrebbero di volta in volta esposte.
La Soprintendenza ha l'obbligo di concludere il procedimento entro il termine di 60 giorni dalla ricezione della proposta, fatte salve eventuali richieste di ulteriori informazioni circa i materiali che si intendono scartare, che sospenderebbero la decorrenza del termine. Nel proprio interesse, è consigliabile che i richiedenti inviino l’istanza per posta raccomandata con avviso di ricevimento o per posta elettronica certificata.
 
Qualora l'autorizzazione venga rilasciata, l'ente interessato dovrà consegnare la documentazione da eliminare - ai sensi dell’art. 8 del d.p.r. 8 gennaio 2001, n. 37 ("Cessione degli atti di cui è disposto lo scarto"), ribadito anche dalla Direzione generale per gli archivi (DGA) con lettera circolare 8 mar. 2007, n. 5 (file pdf - 103 KB) – a una ditta specializzata, alla Croce Rossa Italiana o ad altre organizzazioni che ne garantiscano in modo certo la distruzione. Particolare attenzione dovrà essere posta ai documenti contenenti dati sensibili, che dovranno essere salvaguardati ai sensi della vigente normativa sulla privacy e dei quali si dovrà evitare ogni possibile uso improprio.
Il verbale di avvenuta distruzione dei documenti, rilasciato dal soggetto a ciò incaricato, dovrà essere trasmesso alla Soprintendenza archivistica entro 60 giorni, per la conclusione del procedimento.
 
Con circolare 14 dic. 2015, n. 41 (file pdf - 92 KB), la DGA ha previsto la possibilità di autorizzare la distruzione degli originali cartacei dei documenti destinati alla conservazione permanente, nei casi in cui si sia provveduto alla loro riproduzione digitale secondo le regole tecniche di cui al d.p.c.m. 13 nov. 2014 (file pdf - 1007 KB) e i nuovi documenti siano conservati secondo le regole tecniche di cui al d.p.c.m. 3 dic. 2013 (file pdf - 937 KB).
Per la documentazione di natura statale restano in ogni caso escluse le tipologie documentarie individuate nell'allegato A del d.p.c.m. 21 mar. 2013 (file pdf - 193 KB).
Le Soprintendenze archivistiche, pertanto, possono autorizzare la distruzione dei documenti in parola, previa verifica delle procedure dettate dal Codice dell'amministrazione digitale (d. lgs. 30 dic. 2010, n. 235 e successive modificazioni e integrazioni) e dalle regole tecniche per la riproduzione e la conservazione digitale individuate nei citati d.p.c.m. 3 dic. 2013 e 13 nov. 2014.
Data di redazione: gennaio 2013
 
Data di ultimo aggiornamento: gennaio 2016