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La procedura di autorizzazione

 
Autorizzazione allo spostamento
 
La richiesta di autorizzazione allo spostamento di archivi vigilati deve contenere elementi sufficienti per consentire alla Soprintendenza archivistica di svolgere gli adempimenti necessari all'emanazione del provvedimento.
In particolare essa deve indicare:
• il luogo in cui si intende spostare l'archivio;
• i motivi dello spostamento;
• le caratteristiche strutturali e impiantistiche dei locali destinati ad accogliere l’archivio, con riguardo alle garanzie per la sua sicurezza, alle norme antincendio e alla corretta conservazione della documentazione;
• la collocazione dei locali, mediante degli elaborati grafici;
• l'elenco dei materiali da spostare, con indicazione della tipologia documentaria, degli estremi cronologici e della consistenza;
• le modalità dello spostamento.
 
Il soprintendente archivistico può disporre che un funzionario dell'Istituto effettui, con finalità di istruttoria e di vigilanza, uno o più sopralluoghi nei locali destinati ad accogliere la documentazione.
 
Entro 60 giorni dalla data di ricezione della richiesta, il soprintendente archivistico emana il provvedimento di autorizzazione allo spostamento dell'archivio.
Nel caso in cui l'istanza presentata dall'interessato risulti incompleta o carente di informazioni necessarie, è facoltà del soprintendente richiedere l’invio di documentazione integrativa; il fatto comporta l’interruzione della decorrenza dei termini del procedimento.
Il soprintendente può prescrivere le misure da adottare affinché i nuovi locali siano provvisti dei requisiti necessari a garanzia della sicurezza e della corretta conservazione dei beni (vedi Sedi archivistiche).
 
Effettuato lo spostamento, il soggetto titolare dell’archivio dovrà darne notizia alla Soprintendenza archivistica mediante una comunicazione a firma del responsabile dell'archivio o del dirigente del servizio cui questo afferisce.
Con preavviso non inferiore a cinque giorni, il soprintendente archivistico può procedere a un‘ispezione dei locali dove i materiali trasferiti sono stati collocati, per verificare la conformità della nuova sistemazione rispetto a quanto autorizzato.
 
 
Autorizzazione al trasferimento
 
Nel d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, “Codice dei beni culturali e del paesaggio”, sono definiti "demanio culturale" i beni culturali appartenenti allo Stato, alle Regioni e agli altri enti pubblici territoriali che rientrino nelle tipologie indicate all'articolo 822 del Codice civile e cioè: “gli immobili riconosciuti d’interesse storico, archeologico e artistico a norma delle leggi in materia; le raccolte dei musei, delle pinacoteche, degli archivi, delle biblioteche” (art. 53, comma 1).
Tali beni non possono essere alienati, né formare oggetto di diritti a favore di terzi se non entro certi limiti, stabiliti dallo stesso Codice dei beni culturali (art. 53, comma 2).
 
Ai sensi dell’art. 54, comma 1, lettera d) e comma 2, lettera c), sono inalienabili, in quanto beni del demanio culturale, gli archivi e i singoli documenti appartenenti ai soggetti pubblici, salva la possibilità di trasferimento di tali beni tra lo Stato, le regioni e gli altri enti pubblici territoriali (art. 54, comma 3).
Nel caso in cui tale trasferimento riguardi beni non in consegna al Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, è necessaria una preventiva comunicazione del fatto al Ministero stesso, al fine di consentire ad esso l’esercizio delle normali attività di vigilanza e di ispezione (ibid.).
 
Sono soggette al rilascio di autorizzazione preventiva da parte del Ministero:
• l’alienazione di beni culturali appartenenti allo Stato, alle Regioni e agli altri enti pubblici territoriali, se diversi da quelli indicati negli articoli 54, commi 1 e 2, e 55, comma 1 (art. 56, comma 1, lettera a);
• l’alienazione di beni culturali appartenenti a soggetti pubblici diversi da quelli indicati al punto precedente o a persone giuridiche private senza fine di lucro (ad esempio le fondazioni), compresi gli enti ecclesiastici civilmente riconosciuti (art. 56, comma 1, lettera b) e comma 2, lettera b).
 
Non sono soggetti ad autorizzazione gli atti che comportano una cessione di beni culturali a favore dello Stato (art. 57).
 
Ai sensi dell’art. 59, va denunciato al Ministero ogni atto che comporti il trasferimento, in tutto o in parte e a qualsiasi titolo, della proprietà o della detenzione di beni culturali. Nel caso di trasferimento di archivi o di singoli documenti privati la denuncia va presentata entro trenta giorni al soprintendente archivistico territorialmente competente e deve contenere, a pena di nullità, le seguenti indicazioni:
• i dati identificativi delle parti e la sottoscrizione di queste o dei loro rappresentanti legali;
• i dati identificativi dei beni;
• l'indicazione del luogo dove si trovano i beni;
• l'indicazione della natura e delle condizioni dell'atto di trasferimento;
• l'indicazione del domicilio in Italia delle parti ai fini delle eventuali comunicazioni previste dal Codice.
 
In caso di trasferimento a titolo oneroso, il Ministero o gli enti territoriali interessati hanno la facoltà di acquistare in via di prelazione i beni culturali alienati (artt. 60-63).
Data di redazione: gennaio 2013