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Sistemi archivistici

 
Raramente un ente si trova nella necessità di pianificare ex novo il proprio sistema documentale. Molto più frequentemente nella Pubblica amministrazione i processi di innovazione riguardano la modificazione di contesti già posti in essere e, pertanto, qualsiasi intervento significativo in tal senso determina conseguenze di maggiore o minore entità sulle attività amministrative e sugli strumenti operativi già in uso. Buona parte delle difficoltà che si riscontrano nell'applicazione alle diverse realtà della normativa emanata negli ultimi anni, di per sé particolarmente fluida e non di rado contraddittoria, dipende appunto da ciò.
 
Per fronteggiare e risolvere tali difficoltà può essere utile fare riferimento a strumenti di indirizzo complessivi che inquadrino i processi di introduzione dell'e-government all'interno delle tematiche tipiche della disciplina archivistica e documentaria. Uno dei limiti più evidenti dei progetti pubblici di riorganizzazione documentale consiste infatti nel prendere in esame soltanto singoli aspetti del funzionamento dei sistemi archivistici, quali ad esempio l'introduzione o il cambiamento dell'applicativo di protocollo; l'utilizzazione di un nuovo piano di classificazione; la redazione di un manuale di gestione dell'archivio, senza pensare, come sarebbe opportuno, a un approccio più sistematico, che prenda in esame l'intero ciclo di vita dei documenti.
 
 
Standard e linee guida
 
UNI ISO 15489-1: 2006 Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio - Principi generali.
 
UNI ISO 15489-2: 2007 Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio – Linee Guida.
Standard internazionale sul record management: nasce dalle linee guida sviluppate in ambito australiano e si applica principalmente alla gestione degli archivi pubblici, ma può risultare utile anche per gli archivi privati. Si suddivide in due sezioni: nella prima vengono trattati alcuni principi guida, nella seconda si forniscono delle indicazioni pratiche.
Per un approfondimento si rimanda alla presentazione di Giovanni Michetti, Uno standard per la gestione documentale: il modello ISO 15489 (file pdf – 1254 KB).
 
Model Requirements for the management of electronic records (Moreq2): è la proposta della Commissione Europea per delineare i requisiti necessari alla creazione di un modello funzionale per i sistemi di gestione elettronica dei documenti archivistici.
 
International Council on Archives, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments (2008) (file pdf - 1857 KB): la redazione di questi principi e requisiti funzionali è stata promossa dal Consiglio internazionale degli archivi; essi rappresentano un’importante riflessione, dal punto di vista degli archivisti, su questioni cruciali connesse al cambiamento in atto.
 
 
Normativa italiana
 
d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.
 
d.p.c.m. 31 ott. 2000, Regole tecniche per il protocollo informatico.
 
d. lgs. 30 dic. 2010, n. 235, nuovo Codice dell'Amministrazione digitale.
 
• Sul sito di Agenzia per l’Italia digitale (gestione ex DigitPA), è disponibile una raccolta organica di provvedimenti normativi su tutta la materia delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT), comprensiva delle disposizioni in materia di gestione documentale.
 
 
Progetti e buone pratiche
 
The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES Project) mira allo sviluppo delle conoscenze essenziali per la conservazione a lungo termine di documenti archivistici autentici, creati o conservati in forma elettronica, e fornisce le basi per standard, politiche, strategie e piani d'azione in grado di assicurarne la permanenza nel tempo e l’autenticità.
La terza fase del progetto, InterPARES 3, Theoretical Elaborations into Archival Management (TEAM), ovvero "Elaborazione teorica nella gestione degli archivi: sviluppare la teoria della conservazione di documenti autentici in sistemi digitali per le strutture archivistiche di piccola e media dimensione", è un progetto di collaborazione internazionale a cui partecipano numerosi team regionali, nazionali e internazionali, compreso il Team Italy. Nella sezione "Aggiornamenti della ricerca" si possono consultare la documentazione del progetto, gli studi generali e gli studi di singoli casi.
 
 
Bibliografia essenziale e altre risorse
 
Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell'archivio da parte dell'ente produttore, Roma, Ministero per i Beni Culturali e Ambientali, Ufficio Centrale per i Beni Archivistici, 1997.
 
Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Roma, Carocci, 2002.
 
Federico Valacchi, La memoria integrata nell'era digitale: continuità archivistica e innovazione tecnologica, Corazzano (Pisa), Titivillus, 2006.
 
Paola Carucci - Maria Guercio, Manuale di archivistica, Roma, Carocci, 2008.
 
Una sezione del sito dei National Archives del governo britannico è dedicata alla gestione e alla conservazione dei documenti archivistici in formato elettronico.
 
Sul sito della Biblioteca e dell’Archivio nazionale canadesi è presente una rassegna aggiornata di notizie, risorse, strumenti relativi all'e-government in ambito internazionale.
 
Allo scopo di sostenere una maggiore cooperazione fra istituzioni nel campo degli archivi e di organizzare periodici incontri internazionali di approfondimento su tematiche di interesse archivistico, è nato nel 1994, per iniziativa del Consiglio dell’Unione Europea, il DLM Forum. In questa sede sono stati elaborati e discussi, fra l’altro, i requisiti del modello MoReq (vedi sopra).
Data di redazione: gennaio 2013