Si indicano qui di seguito gli incarichi del personale della Soprintendenza archivistica di rilevanza per l‘attività esterna dell’istituto e per il servizio al pubblico.
 
Direzione
Soprintendente: dr. Luca Caburlotto (curriculum vitae)
 
Area funzionale Organizzazione e funzionamento
Responsabile: dr. Paolo Santoboni (curriculum vitae)
 
Area funzionale Patrimonio archivistico
Responsabile: dr.ssa Paola Valentin (curriculum vitae)
 
Organigramma grafico
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Ufficio per le relazioni con il pubblico
L'attività di gestione dell'Ufficio relazioni con il pubblico è ripartita tra i singoli funzionari sulla base della tipologia degli archivi o della provincia cui la richiesta può essere ricondotta.
L'Ufficio per le relazioni con il pubblico è anche responsabile per l'istruttoria all'accesso agli atti in base alla l. 7 ago. 1990, n. 241 e successive modificazioni. Per la richiesta si può compilare l'apposito modulo.
 
Attività di vigilanza e tutela
L'attività di vigilanza e tutela è esercitata sulla base delle tipologie dei soggetti produttori o detentori di archivi. Le tipologie non elencate nella lista seguente sono ripartite fra i funzionari sulla base della provincia.
 
Per tipologia
Archivi audiovisivi: dr.ssa Desirée Dreos 
Archivi di architettura: dr. Paolo Santoboni
Archivi di aziende ospedaliere e sanitarie: dr. Paolo Santoboni
Archivi di enti ecclesiastici: dr.ssa Paola Valentin
Archivi di enti pubblici: dr. Paolo Santoboni
Archivi di impresa: dr.ssa Francesca Frugoni
Archivi di istituti e fondazioni culturali: dr.ssa Paola Valentin
Archivi privati: dr.ssa Paola Valentin
 
Per provincia
Gorizia: dr. Paolo Santoboni
Pordenone: dr.ssa Paola Valentin
Trieste: dr.ssa Francesca Frugoni
Udine: dr.ssa Desirée Dreos
 
 
UFFICI E SERVIZI
 
Ufficio amministrativo, contabile e del personale
Direttore: dott. Luca Caburlotto
sig.ra Bruna Mahne
sig. Stefano Bruni
sig.ra Eleonora Colpo
 
Servizio per la tenuta del protocollo
dr. Paolo Santoboni
dr.ssa Desirée Dreos
sig. Mirco Trevisan
sig. Stefano Bruni
 
Biblioteca d'istituto
dr.ssa Desirée Dreos
sig.ra Eleonora Colpo
 
Informatizzazione dei servizi e gestione delle comunicazioni elettroniche
dr. Paolo Santoboni
dr.ssa Francesca Frugoni
dr.ssa Desirée Dreos
dr.ssa Paola Valentin
 
Consulenza su archivi digitali e e-government
dr. Paolo Santoboni
dr.ssa Francesca Frugoni
dr.ssa Desirée Dreos
dr.ssa Paola Valentin
 
 
Manifestazioni culturali, comunicazione istituzionale
dr. Paolo Santoboni
dr.ssa Paola Valentin
 
Sito web
dr. Paolo Santoboni
dr.ssa Desirée Dreos
dr.ssa Francesca Frugoni
dr.ssa Paola Valentin
 
Autorizzazione agli scarti d’archivio
dr. Paolo Santoboni
dr.ssa Desirée Dreos
dr.ssa Francesca Frugoni
dr.ssa Paola Valentin
 
Autorizzazione al prestito per mostre
dr.ssa Francesca Frugoni
dr.ssa Paola Valentin
 
Mercato antiquario e case d'asta
dr.ssa Paola Valentin
dr.ssa Desirée Dreos
 
Esportazione
dr.ssa Francesca Frugoni
dr.ssa Paola Valentin